Regulamin funkcjonowania monitoringu wizyjnego

przyjęty Uchwałą Rady Nadzorczej nr 132/10 z dnia 26.10.2021r.

Regulamin w formacie PDF

Załączniki
Znak Graficzny
Wniosek o zabezpieczenie monitoringu wizyjnego
Wymogi dotyczace monitoringu prywatnego

Podstawa prawna regulaminu
§ 1

1. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz.UE.L Nr 119,str.1) dalej: „RODO”,
2. Ustawa z dnia 10 maja 2018r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018r. poz. 1000),

Postanowienia ogólne
§ 2

Regulamin określa zasady funkcjonowania monitoringu wizyjnego w zasobach Międzyzakładowej Górniczej Spółdzielni Mieszkaniowej "Perspektywa", cele monitoringu, miejsca instalowania kamer systemu monitoringu w zasobach Spółdzielni, reguły rejestracji i zapisu informacji wraz ze sposobem ich zabezpieczenia oraz możliwość udostępnienia danych o zarejestrowanych zdarzeniach osobom trzecim. Użyte w regulaminie określenia oznaczają:
  a) Spółdzielnia - Międzyzakładowa Górnicza Spółdzielnia Mieszkaniowa "Perspektywa",
  b) Zarząd – Zarząd Międzyzakładowej Górniczej Spółdzielni Mieszkaniowej "Perspektywa”,
  c) Mieszkańcy – osoby zamieszkujące w lokalach mieszkalnych zarządzanych przez Spółdzielnie, będące członkami Spółdzielni, którym
  przysługują spółdzielcze prawa do lokali, prawo odrębnej własności lokalu, najemcę lokalu, a także osobę zajmującą lokal w zasobach
  Spółdzielni bez tytułu prawnego.
  d) Użytkownik – najemca lokalu użytkowego, dzierżawca terenu.
  e) Zasoby – nieruchomości oraz budynki mieszkalne, pawilony, lokale użytkowe,
  f) Administrator Danych Osobowych – administratorem danych osobowych rejestrowanych w zasobach Spółdzielni jest właściciel
  monitoringu.
  g) Inspektor Ochrony Danych osobowych (IOD) – osoba powołana przez administratora danych osobowych w celu nadzorowania zasad
  ochrony danych osobowych,
  h) Administrator Systemu Informatycznego (ASI) – osoba wyznaczona przez administratora danych osobowych w celu nadzorowania i
  przestrzegania zasad ochrony danych osobowych w systemach informatycznych,
  i) Monitoring – monitoring wizyjny wraz z infrastrukturą kablową i kamerami,
  j) Nośnik danych – wszelkie nośniki, na których informacje zapisane są w postaci elektronicznej, w szczególności dyski, karty magnetyczne lub
  pamięci przenośne.
  k) Monitoring prywatny – monitoring którego właścicielem nie jest Spółdzielnia.

Cel montażu monitoringu
§ 3

Celem monitoringu jest:
  a) zwiększenie bezpieczeństwa mieszkańców Spółdzielni oraz użytkowników lokali,
  b) ochrona mienia na terenach znajdujących się w zasobach Spółdzielni,
  c) ograniczenie dewastacji oraz kradzieży,
  d) rejestracja zdarzeń umożliwiających ustalenie sprawcy szkody lub kradzieży,
  e) poprawa bezpieczeństwa na parkingach, miejscach postojowych w szczególności zakresie zapobiegania kradzieżom samochodów, włamaniom
  oraz uszkodzeniom.
2. W realizacji celów monitoringu Spółdzielnia ściśle współdziała z Policją, Strażą Miejską,Strażą Pożarną oraz zewnętrznymi firmami ochroniarskimi poprzez szybkie przekazywanie informacji o zaobserwowanych oraz zarejestrowanych zagrożeniach bezpośrednio do odpowiednich służb.

Zasady montażu monitoringu
§ 4

1. Zarząd Spółdzielni wskazuje nieruchomości do objęcia monitoringiem oraz decyduje o liczbie kamer, parametrach technicznych monitoringu oraz jego umiejscowieniu.
2. Nadzorem monitoringu mogą być objęte:
   a) tereny zewnętrzne, do których możemy zaliczyć:
     • otoczenie budynków mieszkalnych,
     • otoczenie budynków niemieszkalnych(pawilony, garaże)
     • otoczenie budynków administracji Spółdzielni,
     • ciągi piesze, ulice wraz z terenami parkingów, obiekty małej architektury,
     • place zabaw, boiska, miejsca wypoczynku z ławkami, siłownie zewnętrzne.
   b) części wspólne budynków:
     • elewacje budynków.
     • hole i klatki schodowe,
     • windy i inne urządzenia techniczne,
     • wejścia do budynków.
3. Monitoringiem nie mogą być objęte korytarze budynków mieszkalnych z wejściami do mieszkań oraz okna budynków mieszkalnych.
4. Wszystkie miejsca objęte monitoringiem powinny być oznakowane tabliczkami informacyjnymi, które powinny zawierać:
     • znak graficzny informujący, ze dana nieruchomość jest objęta monitoringiem, informacje spełniające wymogi art. 13 RODO (załącznik nr1).
5. W przypadku objęcia monitoringiem zamkniętej przestrzeni przeznaczonej do użytku publicznego stosowne oznaczenia umieszczane są przy wejściu w obręb danej przestrzeni (budynku).
6. Wszystkie nieruchomości objęte monitoringiem którego właścicielem jest Spółdzielnia znajdują się w ewidencji budynków monitorowanych która stanowi załącznik nr 2.

Funkcjonowanie monitoringu
§ 5

1. Monitoring w Spółdzielni funkcjonuje całodobowo.
2. System monitoringu w Spółdzielni składa się z kamer rejestrujących zdarzenia i urządzeń zapisujących obraz na nośniku danych.
3. Rejestracji i zapisowi danych na nośniku podlega tylko obraz (bez dźwięku) z kamer monitoringu.
4. Dane pochodzące z nagrań umożliwiające identyfikację osoby, zarejestrowane i przechowywane uważane są za dane osobowe.
5. Do obsługi urządzeń rejestrujących upoważnieni są ASI oraz IOD
6. Do bieżącej obsługi monitoringu w budynkach administracyjnych spółdzielni uprawnione są osoby upoważnione przez Zarząd.
7. Osoby upoważnione do dostępu do systemów monitoringu, są zobowiązane do zachowania w tajemnicy informacji uzyskanych w trakcie prowadzenia monitoringu oraz dotyczących bezpieczeństwa funkcjonowania systemów monitoringu.
8. Zarchiwizowane nagrania z poszczególnych nieruchomości przechowywane będą na twardym dysku rejestratora przez okres nie dłuższy niż 90 dni.
9. Usuwanie nagrań następuje sukcesywnie poprzez nadpisywanie nowych nagrań na nagraniach najstarszych.
10. Spółdzielnia może zlecić firmom zewnętrznym obsługę monitoringu, badanie poprawności jego działania, dokonywanie napraw, rozbudowę sieci monitoringu. Szczegółowe zasady administrowania danych i obsługi określone są odrębnych umowach z wykonawcami monitoringu.

Udostępnianie danych osobowych objętych monitoringiem
§ 6

1. Nagrania z systemu monitoringu udostępnia się jedynie na pisemny wniosek uprawnionym do tego organom – np. Policji, Prokuraturze, Sądom w zakresie prowadzonych przez nie czynności.
2. Nagrania z systemu monitoringu nie są udostępniane osobom fizycznym, gdyż mogłoby to prowadzić do naruszeń praw i wolności osób trzecich.
3. Osoba fizyczna lub organ zainteresowany zabezpieczeniem nagrania z monitoringu na poczet przyszłego postępowania, może złożyć pisemny wniosek w tej sprawie w terminie 14 dni od dnia, w którym wystąpiło zdarzenie zarejestrowane przez system monitoringu Spółdzielni. Wniosek złożony po w/w terminie, nie gwarantuje zabezpieczenia monitoringu, z uwagi na możliwe jego usunięcie. Wzór wniosku o zabezpieczenie nagrania z monitoringu wraz z klauzulą obowiązku informacyjnego stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu.
4. Wniosek o zabezpieczenie nagrania z monitoringu powinien wskazywać najbardziej przybliżoną datę i godzinę zdarzenia, w przeciwnym razie nie będzie możliwości odnalezienia odpowiedniego obrazu.
5. W przypadku uzasadnionych wniosków osób fizycznych lub w/w organów tj., jeśli nagrania miałyby stanowić dowód w postępowaniu sądowym lub administracyjnym, istnieje możliwość przedłużenia terminu przechowywania nagrań o czas niezbędny do zakończenia postępowania.
6. Kopia z wnioskowanego nagrania monitoringu jest wykonywana przez upoważnionych pracowników Spółdzielni obsługujących system monitoringu. Kopia powinna być odpowiednio opisana tzn. wskazywać numer kopii, datę sporządzenia kopii, źródło danych – zakres nagrania, datę i czas nagrania. Kopia nagrania jest przechowywana w sposób zabezpieczający przed dostępem osób postronnych.
7. Udostępnienie nagrania odbywa się za pomocą protokołu wydania nośnika który stanowi załącznik nr 4.

Zabezpieczenia
§ 7

1. W przypadku wersji monitoringu analogowego obraz przekazywany jest z kamer do rejestratorów za pośrednictwem sygnałów radiowych lub specjalnych przewodów transmisyjnych. W takim wypadku dane są niemożliwe do odczytu poza fizycznym rejestratorem.
2. W przypadku wersji monitoringu internetowego obraz przekazywany jest z kamer do rejestratorów za pośrednictwem Internetu. Transmisja danych jest zabezpieczona przed dostępem osób nieautoryzowanych (poprzez hasła lub autoryzacje adresu systemem MAC, co nie pozwala na dostęp osobom trzecim). Elementy konfigurowane jak routery, przełączniki rejestratory cyfrowe, zabezpieczone będą hasłem w komputerze.
3. Nagrywanie zdarzeń na rejestratorach w każdym przypadku odbywa się w miejscu wydzielonym zamkniętym dla osób trzecich.

Monitoring prywatny
§ 8

1. Na pisemny wniosek użytkowników, mieszkańców dopuszcza się montaż monitoringu prywatnego w zasobach stanowiących mienie Spółdzielni.
2. Monitoring prywatny może być montowany tylko za zgodą Zarządu Spółdzielni wydaną zgodnie z art.6 RODO.
3. W przypadku montażu monitoringu prywatnego w zasobach Spółdzielni administratorem rejestrowanych danych przez monitoring jest jego właściciel.
4. Koszty związane z montażem monitoringu prywatnego ponosi wnioskodawca.
5. Warunki do wykonania monitoringu stanowi załącznik nr 6.
6. W przypadku stwierdzenia przez Spółdzielnie naruszenia zasad funkcjonowania monitoringu prywatnego, Spółdzielnia jest uprawniona do cofnięcia zgody, o której mowa § 8 ust. 2 Regulaminu oraz do żądania demontażu zainstalowanego monitoringu.
7. Spółdzielnia nie odpowiada za niezgodne z prawem wykorzystanie ew. nagrań z zainstalowanej kamery oraz za montaż kamery w sposób naruszający dobra osobiste osób trzecich, jak również nie ponosi winy za ewentualne uszkodzenia urządzenia i instalacji kablowej spowodowane warunkami atmosferycznymi czy dewastacją.

Zapisy końcowe
§ 9

1. Dane osobowe zarejestrowane za pomocą systemu monitoringu podlegają ochronie, nie stanowią informacji publicznej, są informacjami poufnymi w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych, nie podlegają udostępnieniu nieuprawnionym podmiotom.
2. Osoby mające wgląd do obrazu rzeczywistego lub nagrań archiwalnych z monitoringu wizyjnego, zobowiązane są do przestrzegania przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych. Administrator danych osobowych wydał tym osobom stosowne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, a z podmiotami zewnętrznymi zawarł stosowne umowy powierzenia danych osobowych.
3. Niniejszy regulamin został zatwierdzony przez Radę Nadzorczą w dniu 26.10.2021r. Uchwałą nr 132/2021
4. Postanowienia Regulaminu wchodzą w życie z 01.01.2022r.

Aktualizacja: Początek strony